Le rôle du représentant en matière de sécurité

L'entreprise ou l'organisme nomme un représentant en matière de sécurité qui a la responsabilité de l'enregistrement de ses utilisateurs et sert de personne-ressource principale pour la province en ce qui concerne la correspondance relative à la sécurité électronique des utilisateurs de l'entreprise ou de l'organisme.

Comment enregistrer mon entreprise ou organisme?

Le formulaire de demande de sécurité d'une entreprise ou d'un organisme doit être rempli par une personne capable d'engager légalement cette entreprise ou cet organisme, par exemple son propriétaire ou son directeur autorisé. La personne désignée devient le « signataire autorisé » dans le cadre du processus relatif à la sécurité.

Le signataire autorisé ainsi que le représentant en matière de sécurité sont tenus de remplir les sections appropriées du formulaire de demande de sécurité de l'entreprise ou de l'organisme, puis de le signer.

Idéalement, l'entreprise ou l'organisme devrait nommer deux représentants en matière de sécurité qui seront responsables de ses utilisateurs et qui agiront à titre de personnes-ressources pour la communication avec la province relativement à sa sécurité électronique. Chacun des représentants en matière de sécurité doit remplir le formulaire de demande de sécurité.

Les entreprises et organismes de moindre envergure peuvent avoir un seul représentant en matière de sécurité.

Comment enregistrer les utilisateurs individuels?

Le formulaire de demande de sécurité Nouvel utilisateur individuel/mise à jour de l'accès d'un utilisateur existant sert à enregistrer chaque utilisateur de l'entreprise ou organisme. Un nouvel utilisateur des services en ligne de la province du Manitoba doit remplir le formulaire en entier, préciser l'accès demandé et apposer sa signature.

En ce qui concerne les demandes d'accès aux Permis d'installation de gaz en ligne, votre entreprise ou organisme doit déterminer quelle option d'accès l'utilisateur doit demander parmi les suivantes :

• Accès à la demande de permis d'installation de gaz en ligne. Ce peut être n'importe quel utilisateur que l'entreprise ou l'organisme autorise à remplir les formulaires et à présenter la demande. Le système validera la conformité du monteur d'installations au gaz, et les frais seront automatiquement prélevés du compte.
• Accès aux renseignements du compte. Cet accès permet à l'utilisateur de consulter les renseignements sur le compte. L'utilisateur peut être le propriétaire, le commis responsable des comptes ou un employé du service de la comptabilité de l'entreprise ou de l'organisme.
• Accès au téléchargement vers l'aval des renseignements sur le permis et au téléchargement vers l'amont des renseignements sur l'entrée de service. Cet accès permet aux fournisseurs de combustible de télécharger vers l'aval les renseignements sur le permis et vers l'amont ceux sur l'entrée de service à l'intention de La division Inspection et services techniques.
• En tant qu'organisme fournisseur de combustible, pouvoir entrer des renseignements sur la mise en marche en ligne.

  Remarque : Vous pouvez demander plus d'une option d'accès si votre entreprise ou organisme l'exige.

Quel est le rôle du représentant en matière de sécurité?

Le représentant en matière de sécurité a la responsabilité de rassembler les renseignements sur l'entreprise ou l'organisme et sur les utilisateurs et de les transmettre au Manitoba ou à un de ses mandataires.

Le représentant en matière de sécurité a la responsabilité de s'assurer de la véracité et de l'exactitude des renseignements rassemblés, de la transmission rapide des renseignements sur les utilisateurs aux administrateurs (Centre de service à la clientèle - IBM, 1445, avenue Portage, bureau 501, Winnipeg (Manitoba) R3G 3P4), de l'enregistrement rapide de la modification d'un renseignement sur un utilisateur et de l'enregistrement rapide auprès d'IBM d'un changement de personnel.

Le représentant en matière de sécurité s'assure que tous les renseignements obligatoires se sont bien rendus. La question de vérification et sa réponse constituent une mesure de sécurité supplémentaire au moment du changement de mot de passe. La question est un « indice » pour l'utilisateur. Le changement de mot de passe ne sera possible qu'en cas de bonne réponse.

Voici des exemples de questions de vérification :

• Quel est le nom de jeune fille de votre mère?
• Où avez-vous passé votre lune de miel?
• Quelle est la pierre de naissance de votre sœur?
• Quel est le nom de votre chat noir
• Quel est votre met préféré? Etc.

En vue d'une sécurité accrue, chaque utilisateur individuel choisit lui-même sa question de vérification et sa réponse, qu'il inscrira sur le formulaire de demande de sécurité Nouvel utilisateur individuel/mise à jour de l'accès d'un utilisateur existant. L'utilisateur doit choisir une question dont lui seul connaît la réponse.

Le représentant en matière de sécurité met à jour les listes que le Manitoba ou son mandataire lui envoie à cette fin et veille à ce que les renseignements qu'il fournit au Manitoba ou à son mandataire soient à jour.

Que se passe-t-il si un utilisateur oublie son mot de passe?

Si l'utilisateur oublie son mot de passe, il doit communiquer avec le centre d'assistance d'IBM au (204) 944-2818 et fournir son code d'utilisateur. Le personnel du centre d'assistance pose à l'utilisateur sa question de vérification, et le changement de mot de passe ne se fait qu'en cas de bonne réponse. L'utilisateur reçoit un mot de passe temporaire, qu'on lui demande de changer dès son ouverture de session suivante. Veuillez prier les utilisateurs de ne pas divulguer leur question de vérification et leur réponse afin d'empêcher les atteintes à la sécurité.

Que faire en cas de changement de signataire autorisé?

On doit transmettre au Centre de service à la clientèle d'IBM (par la poste ou par messagerie) une lettre signée par au moins deux représentants en matière de sécurité l'informant du changement de signataire. Si le nouveau signataire autorisé n'est pas un utilisateur enregistré et souhaite le devenir, il doit aussi remplir le formulaire de demande de sécurité Nouvel utilisateur individuel/mise à jour de l'accès d'un utilisateur existant.

Comment nommer un nouveau représentant en matière de sécurité?

Si vous remplacez un représentant en matière de sécurité, le nouveau représentant doit remplir le formulaire de demande de sécurité de l'entreprise ou de l'organisme, le signer, et le faire signer par le signataire autorisé.

Si vous désirez nommer un représentant en matière de sécurité supplémentaire, vous devez faire un double du formulaire de demande de sécurité de l'entreprise ou de l'organisme, le faire remplir et le faire signer par le représentant en matière de sécurité et par le signataire autorisé, puis le transmettre au Centre de service à la clientèle d'IBM.

Comment les utilisateurs de l'entreprise ou de l'organisme prennent-ils connaissance de leur code d'utilisateur et de leur mot de passe initial?

Une fois le formulaire traité, un agent d'IBM appelle l'utilisateur (en composant le numéro inscrit sur la demande), lui pose sa question de vérification et, en cas de bonne réponse, l'informe de son code d'utilisateur et de son mot de passe temporaire. Le système invite l'utilisateur à choisir un nouveau mot de passe dès qu'il ouvre une session. Il est préférable que l'utilisateur remplace tout de suite son mot de passe temporaire.

Si l'utilisateur ne répond pas au téléphone, on lui laisse un message lui demandant de rappeler au Centre de service à la clientèle d'IBM et de demander les renseignements relatifs au code d'accès. La procédure est ensuite celle mentionnée ci-dessus.

Que se passe-t-il si l'utilisateur n'arrive pas à accéder au système?

Si l'utilisateur entre mal son code d'utilisateur ou son mot de passe, le système ne le reconnaît pas. L'utilisateur a trois chances d'entrer son mot de passe correctement avant que le système se verrouille. Au bout de trois essais, il doit communiquer avec le Centre de service à la clientèle d'IBM, qui vérifiera son identité avant de lui attribuer un mot de passe temporaire

Par contre, si l'utilisateur n'arrive pas à accéder au système lorsqu'il utilise le bon code d'utilisateur et le bon mot de passe, c'est peut-être qu'on a suspendu son accès pour cause d'utilisation inappropriée ou autre. Il peut alors communiquer avec le Centre de service à la clientèle d'IBM pour vérifier sa situation, mais le représentant en matière de sécurité, l'utilisateur et l'administrateur du Manitoba doivent se rencontrer pour résoudre ensemble le cas.

Que se passe-t-il quand un utilisateur oublie la réponse à sa question de vérification?

Si l'utilisateur ne se souvient pas de la réponse à sa question de vérification, il devra s'enregistrer de nouveau en remplissant un formulaire de demande de sécurité Nouvel utilisateur individuel/mise à jour de l'accès d'un utilisateur existant, qu'il signera avec le représentant en matière de sécurité.

Qui reçoit le courrier d'IBM pour les utilisateurs?

Le représentant en matière de sécurité reçoit les avis et les bulletins destinés à son entreprise ou organisme.

Pour de plus amples renseignements, communiquez avec :

Centre de service à la clientèle d'IBM
Objet : Centre d'assistance
1445, avenue Portage, bureau 501
Winnipeg (Manitoba) R3G 3P4
Téléphone : 1-800-946-6007